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Améliorer votre accueil physique et téléphonique

Secrétariats médicaux : les services se réorganisent

La réorganisation des secrétariats médicaux progresse bien. Les ateliers de déploiement qui ont débuté en septembre permettent à chacun d’être acteur du changement et de procéder au séquencement des activités pour améliorer la qualité de vie au travail des professionnels et la qualité de service offert aux patients.

Les exemples de séquencement se multiplient

A l’initiative des secrétaires médicales, certains services tels que la médecine interne, l’imagerie, la chirurgie plastique, la rhumatologie, etc. sont déjà organisés en séquencement. Ces expériences montrent que la limitation des interruptions de tâches permet de gagner en efficacité et en confort pour les professionnelles. Ces dernières apprécient et précisent qu’elles peuvent « mieux s’organiser au quotidien, aller au bout des tâches, partager les difficultés, partir à l’heure… ». De même, en cardiologie c’est en place depuis un an et les bénéfices se font maintenant sentir. En consultation de neurochirurgie, les 5 secrétaires du service saisissent les comptes rendus le jour J, gèrent les dossiers, l’accueil téléphonique et la production documentaire avec un roulement décidé collectivement. Des missions spécifiques ont aussi été confiées à chacune, ce qui est très apprécié car valorisant !

Un accueil téléphonique plus réactif en gynécologie

Le taux de réponse est passé de 19% en octobre à 45% en novembre !

Dans cette même dynamique, le nouvel accueil téléphonique de gynécologie obstétrique est ouvert depuis novembre : les secrétaires médicales sont dans une pièce au calme et spécialement équipée pour répondre aux appels des patients. Ainsi, elles se sentent « moins stressées » et « se voient plus entre elles ». En effet, l’équipe des secrétaires de consultation a été renforcée par les  secteurs d’hospitalisation, de procréation médicalement assistée, du centre de planification, diagnostic  anténatal, permettant ainsi un roulement entre 14 agents. Elles ont opté pour une rotation à la demi-journée afin de privilégier la variété dans le travail.

Ces réorganisations s’appuient sur les bonnes pratiques et des valeurs partagées. En parallèle, les nouveaux outils continuent d’arriver pour le bien-être de nos agents et de nos patients.

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