Réunion du 08 Mai 2000

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Comptes rendus de réunions: Comité de Suivi et Groupe de Travail

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 08 Mai 2000

(NDS n°2000-1740/SANT du 03 mai 2000)

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L'an deux mille, le 03 avril à 15H00, s'est tenue dans la salle de réunion du projet située à la Direction Générale du CHN-YO, une réunion du groupe de travail du projet de construction du Centre Hospitalier National Pédiatrique de Ouagadougou (CHNPO) :

Etaient présents:

    - M. Michel MERCIER, attaché de coopération pour le développement sanitaire et social du Service de Coopération et d'Action
      Culturelle de l'Ambassade de France,
    - Dr. Lagoun ZOU, homologue au chef de projet, de la Direction des Etudes et de la Planification,
    - Professeur Alphonse SAWADOGO, chef des services de pédiatrie du CHN-YO,
    - Professeur Issa SANOU, pédiatre au CHN-YO,
    - Dr. Diarra YE, médecin pédiatre au CHN-YO,
    - Dr Antoinette TRAORE, médecin pédiatre au CHN-YO,
    - Dr. Svetlana BARRO, médecin anesthésiste du CHNP-O,
    - M. Théophile GOUNABOU, Direction des Ressources Humaines,
    - M. Jean Marie DABIRE, directeur du CHNP-O,
    - M. Théophile COMPAORE, infirmier général,
    - M. Brahima MONE, pharmacien du CHNP-O,
    - M. Jean Pierre LOMBART, conseiller technique pharmacie/laboratoire du CHNPO,
    - M. Robert RAVON, chef de projet et rapporteur.

Absents excusés:

    - Directeur Général du CHN-YO,
    - M. Claude WETTA, conseiller technique à la Direction de la Médecine Hospitalière,
    - Mme Hélène KIMA, Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Santé,
    - M. Karim BAMBA, de la Direction des Infrastructures, de l'Equipement et de la Maintenance du Ministère de la Santé,
    - Mme Claire COMPAORE, Direction de l'Administration et des Finances du Ministère de la Santé,

Absents non excusés:

    - Représentant de la Direction de la Médecine Hospitalière,
    - Professeur Albert WANDAOGO, chirurgien en chirurgie infantile au CHN-YO,
    - M. Alain KOALA, architecte au Ministère des Infrastructures, de l'Habitat et de l'Urbanisme,

M. MERCIER ouvre la séance à 15H15 et remercie les membres présents puis présente au nom du groupe de travail toutes ses félicitations à M. DABIRE pour sa nomination officielle comme Directeur Général du CHNP-O. Aussi, insiste-il à nouveau sur l'importance de la mobilisation de l'équipe de direction pour élaborer les différentes phases préparatoires à l'ouverture du CHNPO.
Puis il demande à M. RAVON de présenter l'ordre du jour.

I - Information sur les travaux et préparation de la mission de l'architecte.

M. RAVON fait le point sur le déroulement des travaux et confirme que la date du 20 juin reste maintenue pour le début des opérations de réception des bâtiments du groupe I, malgré les difficultés rencontrées pour l'exécution des finitions dans les règles de l'art. Les bâtiments du groupe II seront réceptionnés à partir du 14 juillet et les extérieurs fin juillet. Il ajoute qu'il convient de prévoir 45 jours pour la levée des réserves. La réception provisoire contractuelle de l'ensemble du chantier est envisagée pour le mois de septembre (2ème quinzaine).
En outre, il aborde les problèmes rencontrés pour la finition de la toiture, la pose du carrelage du bloc opératoire et l'exécution des travaux de verdissement. Sur ces différents points l'architecte sera interrogé.
S'agissant du calendrier des missions de l'architecte M. RAVON informe les membres que M. FILLEUL sera à Ouagadougou du 10 au 14 mai. Il donne le programme en demandant une large participation à la réunion prévue, sur le site, avec l'équipe de direction le vendredi 12 à 15 heures. La prochaine mission se fera début juillet pour le suivi des opérations de réception et participer au comité de suivi du 10 juillet en présence du Directeur Général du CHU de Rouen.

II - Information sur les commandes des équipements.

M. RAVON indique que les commandes sont passées tant pour les équipements importés que pour ceux réalisés localement. Les réceptions sont prévues à partir de la fin juillet et en août avec la participation du service biomédical du CHU de Rouen.
M. RAVON informe les membres des quelques aménagements faits, avec l'accord des utilisateurs, pour le choix définitif de certains équipements et notamment pour le laboratoire afin d'améliorer le plateau technique.
Il rappelle les difficultés rencontrées pour maîtriser les dépenses dans le cadre de l'enveloppe accordée et demande à M. MERCIER la suite réservée à la demande de modification des lignes budgétaires. Celui-ci indique qu'après un contact à Paris, l'accord a été donné et que la décision est en cours de traitement.
Ce réaménagement budgétaire va permettre de payer le transport évalué pour les différentes commandes importées à 30 millions de FCFA.
Par ailleurs, M. RAVON informe les membres de son intention de réaliser quelques équipements complémentaires indispensables notamment la :

- réalisation d'un chariot pour la morgue,
- confection de bancs pour les zones d'attente,
- réalisation de chariots de visite pour les dossiers des malades,
- pose de lisses de protection sur les murs des chambres, (la pose de faïence, demandée au programme technique n'ayant
pas pu être retenue au dépouillement de l'appel d'offre).

Après discussion, tous les membres donnent leur accord pour ces dépenses complémentaires évaluées à 2,5 millions de FCFA.

III - Compte rendu de la rencontre avec la Direction de la Médecine Hospitalière (DMH).

M. MERCIER donne la parole au Directeur Général du CHNP-O. M. DABIRE indique que cette réunion a été organisée le 19 avril, à l'initiative du chef de projet, afin de faire le point sur les nouveaux textes portant organisation des établissements hospitaliers publics dans le cadre de la réforme hospitalière. Il saisit cette occasion pour remercier le directeur de la DMH et ses collaborateurs.
En effet, l'équipe de direction du CHNP-O se doit d'appliquer la nouvelle réglementation et à ce titre obtenir l'appui technique de la DMH.

En outre, M. DABIRE a rappelé que le Directeur de la DMH souhaite que le CHNP-O soit un site pilote pour l'application de la réforme. Il insiste sur l'importance de concevoir une organisation adaptée aux réalités locales et aux moyens mis à disposition. D'où la nécessité d'avoir une approche pragmatique tenant compte de ''l'esprit des textes et non de la lettre''.
Cette réunion a permis de faire un tour complet des différents problèmes posés : organigramme du CHNP-O, appellation des services à respecter, mise en place du conseil d'administration, désignation de l'agent comptable, mise en place des nouvelles procédures de gestion, ….
M. DABIRE conclut en précisant qu'il a été décidé d'organiser, périodiquement, des rencontres pour travailler en étroite collaboration.

IV - Plans d'action 2000 du CHNP-O.

M. MERCIER demande à M. RAVON d'intervenir. M. RAVON indique que le projet arrive dans une phase de transition ou les actions du projet deviennent de plus en plus des activités de la responsabilité de l'équipe de direction du CHNP-O et qu'il convient de se fixer des objectifs et d'arrêter un calendrier afin que la mise en œuvre opérationnelle se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Il précise qu'il a demandé à l'équipe de direction d'établir, à partir de son programme d'activités prévu jusqu'au 31/12/2000, un plan d'actions pour le 2ème semestre 2000 comprenant les actions à mener au plan de :

- l'organisation administrative, de la logistique et de la maintenance,
- l'organisation médicale,
- l'organisation des soins,
- l'organisation des services techniques.

Enfin, M. RAVON indique que l'équipe de direction organise déjà chaque semaine une séance de travail pour identifier et coordonner les activités à mener. Il saisit cette occasion pour rappeler aux pédiatres, affectés à des postes de responsabilités au CHNP-O, que leur présence régulière à ces réunions est vivement souhaitée. Ce plan d'actions et les réunions prévues permettront d'agir dans un cadre plus précis, d'identifier les difficultés, de rechercher les mesures à prendre, d'adapter les actions d'opérationnalisation et de respecter les engagements pris pour une ouverture effective à la fin 2000.

V - Présentation de l'organigramme adapté à la nouvelle réglementation.

M. RAVON intervient pour rappeler qu'un organigramme avait été élaboré dans le cadre du montage du projet. Que cet organigramme a évolué au cours des différentes phases d'exécution du projet et que maintenant il convient de l'adapter à la nouvelle réglementation.
Aussi, donne-t-il des orientations sur le nouveau dispositif de l'organigramme afin qu'un débat puisse se faire au niveau du groupe de travail et de l'équipe de direction avant de le soumettre à la DMH et de le faire approuver par le conseil d'administration.
M. RAVON a poursuivi par une présentation d'ensemble en indiquant les modifications à apporter tant au niveau du dispositif que des appellations à envisager pour tenir compte de la nouvelle réglementation portant organisation des Centre Hospitaliers Nationaux.

A l'issue, une large discussion s'est engagée. Le Dr. ZOU demande qu'une réunion soit organisée et que l'organigramme soit accompagné d'un document précisant les attributions de chaque poste de responsabilité. M. RAVON répond que ce document est en cours d'élaboration ainsi que les lettres de mission des directeurs et des chefs de service.

Les professeurs SAWADOGO et SANOU interviennent pour justifier la création de départements et rappellent que l'organisation retenue doit prendre en compte les activités pédiatriques du CHN-YO pour respecter la complémentarité entre les deux établissements.

VI - Compte rendu de l'atelier sur la politique des médicaments et des laboratoires.

M. MERCIER donne la parole à M. LOMBART.
M. LOMBART indique que l'atelier s'est tenu les 26 et 27 avril, qu'il a permis de rassembler tous les acteurs médicaux, paramédicaux et techniciens du CHNP-O, des représentants du CHN-YO, de la Direction Régionale de la Santé, des formations périphériques, une représentation de la direction des services pharmaceutiques du Ministère de la santé et une particiaption active de la Centrale d'achat des médicaments essentiels génériques (CAMEG).
Les travaux ont été intéressants et ont permis d'élaborer :

- la liste des médicaments souhaitables à la pharmacie de détail de l'hôpital,
- la liste souhaitable des petits matériels, consommables et objets de pansements,
- la liste souhaitable des examens de laboratoire à réaliser.
M. LOMBART ajoute qu'un document-synthèse est en cours de rédaction et qu'il sera soumis aux pédiatres au cours de la réunion de direction du 15/05.
Par ailleurs, il rappelle les propos du chef de projet au cours de l'atelier portant sur les arbitrages qui s'imposeront, au moment des commandes, compte tenu des dotations budgétaires affectées tant au budget de l'Etat qu'au projet pour la réalisation des dotations initiales. Le stock idéal devrait être de 6 mois.
Enfin, il insiste sur la participation de la CAMEG aux travaux de l'atelier qui sera, à l'avenir, notre partenaire préférentiel pour des raisons de commodités d'approvisionnement et la qualité reconnu des produits et consommables distribués par cet établissement.

Le professeur SAWADOGO intervient pour confirmer les propos de M. LOMBART portant sur le bon déroulement de l'atelier. Toutefois, il demande que les acteurs de santé concernés prennent conscience que les listes établies seront difficilement réalisables pour l'ouverture et que chacun doit apporter sa contribution pour une utilisation rationnelle des moyens qui seront mis à leur disposition. Il donne quelques exemples sur les abus des prescriptions.

Le professeur SANOU atteste que l'atelier a permis une rencontre fructueuse pour l'ensemble des participants et demande que les recommandations faites par chaque groupe de travail soient bien reprises dans le document-synthèse.

M. RAVON intervient pour marquer sa satisfaction sur le bon déroulement de cet atelier. Il souligne la présence effective et active des futurs responsables médicaux et paramédicaux et souhaite qu'il en soit ainsi pour les prochains ateliers de préparation à l'ouverture. Toutefois, il regrette que le volet relatif à l'accueil des urgences n'ait pas pu être traité et propose de l'inclure au programme de l'atelier du comité ad hoc prévu en juin. Un accord de principe est donné.

Quelques questions on été posées portant sur les conditions de facturation des examens en hospitalisation ainsi que sur les conditions d'accès aux laboratoires pour les externes.
M. RAVON a répondu que ces questions sont à l'étude et qu'elles seront débattues lors de prochaines séances de travail.

VII - Information sur le comité ad hoc.

Le professeur SAWADOGO rappelle les objectifs des travaux du comité et M. RAVON, ajoute que trois sous-commissions ont été créées par le coordonnateur, des réunions sont organisées deux fois par semaine. Il indique qu'un atelier intermédiaire sera organisé le 16 mai et que la date de remise du rapport reste prévue pour la fin mai.

VIII - Dossier Mutuelle de santé des enfants.

M. MERCIER demande à M. RAVON de faire le point sur ce dossier.
M. RAVON informe les membres des résultats de la nouvelle rencontre organisée avec les associations le 20 avril. Cette rencontre a permis de réunir des associations mieux ciblées pour la réussite du projet. Par ailleurs, les représentants de BIT/STEP et du Réseau des mutuelles se sont davantage impliqués notamment BIT/STEP qui a fait des propositions pour entreprendre un travail de communication, d'information et de sensibilisation. Enfin, il a été décidé de créer un groupe de travail comprenant :

- une représentation BIT/STEP,
- une représentation du Réseau des mutuelles,
- une représentation de la direction du CHNP-O,
- le chef de projet,
- un représentant des ONG,
- deux représentants des associations.

Ce groupe de travail a déjà tenu une réunion et doit se rencontrer régulièrement. Un rapport sera présenté à l'atelier du
comité ad hoc. M. RAVON insiste sur l'implication des représentants de BIT/STEP qui se situent de plus en plus comme les leaders du projet.

IX - Compte rendu de la réunion avec le Programme Alimentaire Mondial (PAM).

M. RAVON informe les membres de la rencontre avec une délégation du PAM. Cette rencontre organisée à l'initiative du Chef du service de coopération a permis d'étudier l'éventualité d'un appui du PAM pour la prise en charge des enfants malnutris admis au CHNP-O.

Les pédiatres ont fait part du nombre croissant d'enfants hospitalisés en urgence et présentant des problèmes de malnutrition et ont recommandé qu'un accord puisse aboutir pour obtenir l'appui du PAM.

M. RAVON a fait part des réserves émises par le PAM pour un appui au centre de récupération nutritionnel du CHN-YO pour la prise en charge des longs séjours. Une nouvelle réunion sera programmée d'autant que la mise en place d'un appui doit être envisagé sur deux ans avec un désengagement progressif et la prise en compte des charges afférentes pour l'achat des produits alimentaires par le budget alimentation du CHNP-O.

Dans l'hypothèse d'un accord, la mise en oeuvre effective se ferait début 2001.

X - Divers.

Point sur les travaux de contrepartie 2000, à la charge du Ministère de la santé.

M. MERCIER donne la parole au Dr. ZOU. Celui-ci fait un bref historique de ce dossier en rappellant qu'il comprend deux volets :

- un volet concernant la convention de contrôle des travaux (garantie décennale) avec le Laboratoire National des
Travaux Publics (LNBTP), pour un montant de 22 millions. Il indique que le Ministère va négocier avec le LNBTP
pour un report de l'imputation (loi de finances rectificative 2000).
- un volet comprenant la réalisation du parking du personnel de l'hôpital pour un montant de 25 millions. Le Dr ZOU
se veut rassurant.Une demande d'aménagement budgétaire a été adressée au Ministre du budget ainsi
qu'une demande de gré à gré pour accélérer l'exécution des travaux.

M. RAVON intervient pour rappeler l'urgence en raison des travaux de finition en cours afin d'éviter des nuisances (poussière) au moment ou après les travaux de peinture.

Le professeur SAWADOGO s'inquiète sur le choix de la procédure de gré à gré qui ne garantit pas le meilleur choix de l'entreprise attributaire et rappelle les problèmes rencontrés avec la société ETOF pour les travaux de clôture.

M. MERCIER demande que le Service de Coopération et d'Action Culturelle soit tenu informé, dès que possible, de la suite réservée à ces dossiers.

Informations sur les effectifs.

M. RAVON, en l'absence de Mme KIMA en charge de ce dossier à la DRH, intervient pour rappeler aux membres que la date du 30 juin a été fixée comme date limite pour l'affectation de tous les personnels. A partir de juillet, un calendrier d'affectation définitif des agents sera élaboré par la DRH en concertation avec la direction du CHNP-O. Tous les personnels devant rejoindre au plus tard début octobre 2000.
M. RAVON ajoute qu'une fiche de poste pour l'affectation d'une assistante sociale a été préparée et adressée à Mme KIMA. De même, les demandes d'affectation de l'agent comptable et du contrôleur financier ont été faites.

Informations sur le budget 2000 et prévisions 2001.

A propos du budget 2000, M. RAVON indique que la dotation attribuée n'a pas été augmentée comme demandée. En conséquence, seules les dépenses liées à la préparation de la mise en oeuvre opérationnelle seront financées.
S'agissant du budget 2001, il donne quelques indications sur la procédure d'élaboration et sur les contraintes liées au délai de désignation des membres du conseil d'administration et au manque d'indicateurs précis pour évaluer les activités prévisibles en 2001.

Stages de formations 2001.

M. RAVON rappelle que le réaménagement budgétaire demandé pour la réalisation du plateau technique a conduit à réduire le budget formation. Aussi, demande-t-il qu'une étude des besoins en bourses de stage ou d'étude soit faite, le plus rapidement, pour solliciter le SCAC (programmation 2001). Le principe d'une demande de trois ou quatre bourses d'un an est admis par M. MERCIER qui saisit cette occasion pour préciser la procédure à suivre.
M. RAVON ajoute que l'attribution de quelques bourses permettra d'appuyer le jumelage envisagé avec le CHU de Rouen. Il est entendu que cette démarche, devra être poursuivie par la direction du CHNP-O, pour compléter le dispositif de formation et éviter, à terme, les problèmes de déficit en ressources humaines qualifiées.

L'ordre du jour étant épuisé la séance est levée à 18 H15.

LE RAPPORTEUR

SOMMAIRE

Ce site est hébergé par le CHU de Rouen.

Maître Toile:Brahima CISSE

Mise à jour le 15/12/1999