L'an mille neuf cent quatre vingt dix huit, le 03 décembre 1998 à 15H30, s'est tenue dans la salle de réunion du projet située au CHN-YO, la réunion du deuxième semestre 98 du Comité de Suivi du projet de construction du Centre Hospitalier National Pédiatrique (CHNP) :

Etaient présents:

    - M. Georges DUPUIS, Chef de Mission, co-président du Comité de Suivi,
    - Dr. Corneille TRAORE, Directeur par intérim de la Direction des Etudes et de la Planification du Ministère de la Santé,
      chef du service de coopération à la DEP/homologue du chef de projet et représentant le Secrétaire Général du Ministère de la
      Santé, co-président du Comité de Suivi,
    - M. Michel MERCIER, Conseiller Santé à la Mission de Coopération et d'Action Culturelle,
    - Mme Hélène KIMA, chef du service du personnel à la Direction des Affaires Administratives et Financières du Ministère de la
      Santé
    - Mme Rachel THIOMBIANO, représentante de la Direction de la Médecine Hospitalière,
    - Professeur Issa SANOU, représentant le service de pédiatrie du CHN-YO,
    - M. SUCHER Jean-Louis, conseiller au Ministère des Infrastructures de l'Habitat et de l'Urbanisme,
    - M. KOALA Alain, architecte au Ministère des Infrastructures de l'Habitat et de l'Urbanisme,
    - M. Kalifa SANOU, représentant le Directeur des Services Techniques de la Mairie de Ouagadougou,
    - M. Dominique BERTRAND, conseiller technique à la Mairie de Ouagadougou,
    - M. FILLEUL Michel, CHU de Rouen, architecte du projet,
    - M. RAVON Robert, chef de projet et rapporteur.

Absents excusés:

    - M. Mathias SOME, Secrétaire Général du Ministère de la Santé,
    - Professeur Alphonse SAWADOGO, chef des services de pédiatrie du CHN-YO,
    - M. BAMBA, Direction de l'Equipement et de la Maintenance du Ministère de la Santé,

  M. le Chef de Mission ouvre la séance, présente l'ordre du jour et donne la parole au Dr TRAORE qui demande au chef de projet de présenter le premier point de l'ordre du jour.

  M. RAVON apporte quelques commentaires sur l'ordre du jour et indique que le premier point portant sur le dossier de consultation des entreprises (DCE) sera développé par M. FIILEUL, architecte du projet :

  M. FILLEUL présente les éléments constitutifs du dossier (acte d'engagement, cahiers des charges et des prescriptions particulières, plans divers,…) et indique qu'au stade d'avancement du dossier le lancement de l'appel d'offres des travaux peut être envisagé selon le calendrier suivant :

• Lancement de l'appel d'offres.
• lettre aux entreprises le 15/12/98
• retrait des dossiers à la SCO (M FELICE), à partir du mardi 22 décembre 1998
• dépôt des offres le mardi 02/02/99 (délai accordé - 42 jours)
• Arrivée de la mission de Rouen le jeudi 04 février au soir
• Commission d'analyse des offres.
• vendredi 05 février à 9H00 - réunion de la commission
• vendredi 05 février après midi et samedi 06 février - étude des dossiers par la maîtrise d'œuvre
• lundi 08 février à 8H00 - réunion de la commission technique
• lundi 08 février à 15H00 - réception des entreprises devant la commission technique
• mardi 09 février à 15H00 - Rédaction du rapport final par la commission technique
• mercredi 10 février à 9H00 - Réunion de la commission d'analyse des offres pour décision
• Le début des travaux est fixé au 1er mars 99.

Sauf imprévus, le chantier s'étalant sur une durée de 11 mois, la date de livraison en avril 2000 reste maintenue.

  M. FILLEUL indique également qu'il vient d'avoir communication des pièces à fournir pour la constitution du dossier de permis de construire et les énumère. Il ajoute qu'au plan de la sécurité incendie, la réunion avec les services compétents de la Brigade Nationale des Sapeurs Pompiers (BNSP) de la ville de Ouagadougou n'a pas pu avoir lieu en raison de l'absence des représentants de la BNSP. En conséquence, leur avis technique sera formulé au moment de l'étude du dossier de permis de construire. M. RAVON ajoute qu'une réunion avait déjà été organisée mais en l'absence de l'architecte et que le capitaine YAGO, chef du service de prévention n'avait pas formulé de réserves pouvant remettre en cause la conception architecturale et fonctionnelle du projet.
M. FILLEUL informe les membres du comité de suivi que la composition de la commission d'analyse des offres qui sera proposée est arrêtée et demande à M. RAVON d'en donner communication.

  M. RAVON précise que le Chef de Mission recevra la proposition de la Commission d'analyse des offres et prendra une décision d'attribution. Les membres de la commission d'analyse des offres et de la commission technique sont les suivants :

I - Composition de la commission d'analyse des offres.

Président : Le conseiller santé
Membres :

• Pour la partie française:
• Le conducteur d'opération
• Le chef de projet
• Pour la partie burkinabè:
• Le Secrétaire Général du Ministère de la santé ou son représentant
• L'homologue du chef de projet
• L'architecte du MIHU (membre du groupe de travail)
• Un représentant de la DEM
• Un pédiatre (membre du groupe de travail)
• Pour le CHU de Rouen:
• L'architecte du projet
• Un représentant de la direction de l'équipement du CHU de Rouen.

II - Composition de la commission technique.

Président: Le conducteur d'opération
Membres:

• Le chef de projet
• L'Homologue au chef de projet
• L'architecte du MHIU (membre du groupe de travail)
• Le représentant de la DEM
• L'architecte du projet
• Le représentant de la direction de l'Equipement du CHU de Rouen

NB : L'architecte du projet pourra se faire assister de son bureau d'ingénierie le représentant pour cette opération au Burkina Faso sans octroi de voix décisionnelle.

  M. RAVON conclut en précisant que le dossier marché sera transmis au Ministère des Affaires Etrangères - Coopération et Francophonie - dès le 22 décembre 98 pour avis. La réponse sera demandée pour le 15/01/99 afin de pouvoir prévenir les entreprises si des amendements sont à apporter au dossier initial.

Ce point étant traité le Dr. TRAORE aborde le second point de l'ordre du jour.

• Marché de clôture - Il demande au chef de projet de faire le point. Celui-ci indique que deux aspect sont à aborder, d'une part le financement de ces travaux et d'autres part les conditions d'exécution. S'agissant du financement le DR TRAORE intervient pour préciser que le marché est en attente de signature et que tout est mis en œuvre au niveau du Ministère de la Santé et du Ministère des Finances (Ministre des Finances saisi de ce problème) pour que le marché soit signé dans les meilleurs délais et que l'ordre de service soit remis à l'entreprise attributaire du marché.

Il ajoute que le retard constaté est lié à l'inscription de cette dépense au titre de la loi de finances rectificative qui n'a pas encore été présentée à l'Assemblée Nationale.

  Au plan des travaux le chef de projet confirme que l'entreprise a accepté de commencer les travaux. L'implantation de la clôture est partiellement effectuée et les travaux de fouille sont commencés. Toutefois, il est vraisemblable que ce chantier prenne un sérieux retard.

  M. Le Chef de Mission intervient et souhaite être tenu informé rapidement de la suite qui sera donnée pour éventuellement saisir le Ministre des Finances à ce propos.

  Toujours au plan des travaux de la clôture, le chef de projet demande à M. KOALA, architecte responsable de ce dossier de préciser s'il est possible de réaménager les travaux à exécuter pour permettre l'extension du local "transformateur" avec la construction de deux locaux contigus (l'un pour les installations de basse tension et l'autre pour l'implantation du groupe électrogène).

  M. KOALA indique qu'il lui paraît possible de réaliser cette opération dans le cadre du marché mais qu'il réserve sa réponse tant qu'il n'a pas finalisé le chiffrage.

  Le Dr TRAORE intervient pour exprimer le souhait que le marché ne soit pas modifié dans l'essentiel.

  M. RAVON partage l'inquiétude du Dr TRAORE et propose l'éventualité d'un avenant au marché mais rappelle les contraintes budgétaires et demande la compréhension de chacun dans l'intérêt commun au bon déroulement du projet.

  M. SUCHER se veut rassurant en rappelant que les prestations du marché peuvent être modifiées sans avenant si elles ne dépassent pas 20 % du montant du dit marché.

Les membres du comité donnent leur accord pour cet aménagement et demandent à M. KOALA de fournir les éléments chiffrés au cours de la réunion de chantier du jeudi 10 décembre 1998. L'entreprise ETOF, attributaire du marché sera informée.

• Affectation des personnels - M. RAVON rappelle les conditions suspensives contenues dans la convention de financement du projet et notamment l'obligation pour le Ministère de la Santé de fournir avant la signature des marchés de travaux un arrêté d'affectation des personnels, élaboré sur la base du tableau d'effectifs annexé à la convention de financement.

Il ajoute que le groupe de travail s'active depuis plusieurs mois sur ce dossier avec l'élaboration et l'approbation de l'organigramme, la définition de postes prioritaires avec les fiches de postes correspondantes, la mise en œuvre d'un programme de formation avec le CHU de Rouen dans le cadre d'une convention de partenariat.
En outre, à l'initiative du chef de projet et du Dr TRAORE le Secrétaire Général a provoqué une réunion élargie du groupe de travail, le 30 novembre 1998, avec la Direction des Etudes et de la Planification, la Direction des Affaires Administratives et Financières, la Direction de la Formation Professionnelle. Cette réunion a permis de réfléchir à la meilleure stratégie à adopter pour que l'affectation des personnels se fasse dans les meilleures conditions. La stratégie retenue au cours de cette réunion est la suivante :

• procéder par appel à candidatures pour le recrutement des 12 postes prioritaires (à l'exclusion des postes déjà traités) avec une extension pour les quatre (4) médecins pédiatres, les neuf (9) médecins généralistes, les deux (2) médecins de santé publique, les onze (11) surveillants d'unités (cf - compte rendu de la réunion du 30/11/98).
• établir une liste nominative pour tous les autres postes,
• remplacement de l'arrêté par une lettre d'intention précisant les pré-affectations pour la totalité des postes avec un engagement à prendre l'arrêté d'affectation définitif au plus tard au 31 décembre 1999.
• l'exécution de cette stratégie serait assurée par la Direction de la Formation Professionnelle avec un appel à candidatures pour les postes bénéficiant de stages de formation de six (6) mois au CHU de Rouen (médecin anesthésiste/réanimateur, médecin pédiatre/chef du services des urgences et surveillant du bloc opératoire).
• les autres postes feront l'objet un d'appel à candidatures organisé par la Direction des Affaires Administratives et Financières.

  Mme KIMA approuve et souligne qu'il s'agit d'un souhait qu'elle a déjà exprimé au niveau de la DAAF, toutefois elle s'inquiète des difficultés susceptibles d'apparaître pour certaines catégories de personnel. Le professeur SANOU approuve aussi cette stratégie et demande que le principe de la lettre de motivation pour faire acte de candidature soit bien prévu. Enfin le DR. TRAORE précise que cette stratégie doit rester limitée à la phase d'ouverture de l'établissement et que par la suite les affectations seront faites dans le cadre des textes en vigueur.

  M. RAVON apporte une information complémentaire en soulignant que l'arrêté d'affectation aurait dû être précédé par la publication du décret de création du Centre Hospitalier National Pédiatrique pour lui donner une existence juridique. Aussi, il demande que même si le principe d'une lettre d'intention est admis il convient que le décret de création du CHNP soit pris et demande au Dr. TRAORE de s'en préoccuper.

  Après un tour de table demandé par le Chef de Mission, l'ensemble des membres approuve la stratégie proposée et demande que tout soit mis en œuvre pour que le calendrier soit respecté.

• Financement des travaux de contrepartie 99.

  Le Dr. TRAORE confirme l'inscription budgétaire de 155 000 000 CFA pour les travaux de contrepartie au projet.

  Pour la Mairie, M. BERTRAND confirme que le financement des voies d'accès (revêtement bitumé) et l'aménagement du parking visiteur est bien prévu.

  M. FILLEUL et M. RAVON rappellent les conclusions de la réunion du 02/12/98 avec le Maire de Ouagadougou et notamment le problème d'évacuation des eaux pluviales en raison de l'insuffisance du débit du caniveau qui traverse le Boulevard de la Jeunesse. M. RAVON insiste pour le déguerpissement des populations qui stationnent sur le terrain et pour l'évacuation des gravats et déblais des bâtiments encore existants sur le site. M. Kalifa SANOU prend bonne note et indique qu'il a déjà reçu des directives dans ce sens. Enfin M. RAVON demande que le problème d'implantation des commerçants soit dès à présent pris en compte et souhaite qu'il soit géré par la Mairie pour éviter des implantations sauvages à l'ouverture de l'établissement.

III - Travaux de forage.

  M. FILLEUL informe les membres que l'étude pour la réalisation d'un forage a été faite et que deux zones semblent donner des indications satisfaisantes. L'une est située à l'extérieure de l'enceinte, l'autre dans l'enceinte et à proximité des futures installations logistiques.
Cette zone est retenue en priorité même si les chances d'un débit suffisant sont moins grandes que pour la première.

  M. RAVON indique que dans ce contexte il est souhaitable de réaliser le forage rapidement et propose qu'il soit financé sur les crédits "Divers" du projet. Le financement initial étant programmé sur la contrepartie 99 du Ministère de la Santé, M. RAVON demande qu'au cours de l'année 99 des travaux soient réalisés en compensation par le Ministère de la Santé. Le Dr. TRAORE donne son accord d'autant que les crédits 99 ne seront pas disponibles avant plusieurs mois et qu'il est souhaitable de régler ce problème avant le début du chantier. M. RAVON ajoute qu'il sera proposé à l'entreprise attributaire du marché de travaux, la fourniture gratuite de l'eau du forage si elle accepte de construire la cuve de 20 m3.

  Le Chef de Mission donne également son accord pour l'exécution des travaux de forage selon les conditions proposées.

  La signature de cette convention de financement est prévue avant la fin décembre 1998 mais le budget prévisionnel d'exploitation du CHNP doit être annexé à la convention (condition préalable à la signature).

  M.RAVON rappelle que pour le montage du projet, ce budget avait déjà été préparé pour évaluer les charges nouvelles à prévoir au titre du budget de l'Etat.
M.RAVON donne les prévisions de recettes et de dépenses et commente les postes de recettes en soulignant la part prévue au titre du recouvrement des coûts et la part de la subvention de fonctionnement de l'Etat qui devrait se situer à hauteur de 240 millions de francs CFA en insistant sur l'augmentation à prévoir dans les futurs budgets pour prendre en compte les dépenses d'investissement et les charges de fonctionnement nouvelles (maintenance, entretien,…).
Enfin, M. RAVON précise que le montage de ce budget prévisionnel a obtenu un accord de principe du Directeur des Affaires Administratives et Financières mais que celui-ci souhaite recueillir l'avis du Directeur de la Médecine Hospitalière.

  M. le Chef de Mission demande que cette annexe soit transmise par le Ministère de la Santé à la MCAC.

  M. RAVON fait le point sur le calendrier d'exécution du projet. Il indique que le calendrier prévu au protocole d'accord est très largement respecté. Seuls quelques décalages dans le temps sont à noter (exemples - appel d'offres des travaux initialement programmé en novembre 98, programme de formation décalé sur 99) mais sans modification de la date prévue pour la livraison des bâtiments (avril 2000).

  Les différents points divers sont présentés :

• programmation d'une mission de deux ingénieurs biomédicaux du CHU de Rouen au cours de la semaine du 24 au 30 janvier 99 pour la finalisation du dossier des équipements,
• annonce du départ en stage pour un an du Dr. TRAORE. Le Chef de Mission souhaite qu'il soit remplacé dans les meilleurs délais qu'il se pourra pour le bon déroulement du projet.

  L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée 17H15.

Fait à Ouagadougou le 03 décembre 1998